Передача документов в архив организации должна осуществляться ежегодно во избежание путаницы в подразделениях и накопления ненужных документов. Перед передачей документов необходимо выполнить ряд процедур, таких как экспертиза ценности, оценка контроля выполнения и создание описи. Именно данные процедуры помогут определиться со списком дел, которые могут быть отправлены в архив.

 С 1935 года в нашей стране ведутся похозяйственные книги. Они были введены государством с целью упорядочения хозяйственной отчетности.

 Согласно определению, похозяйственная книга - это документ первичного административного учета сельского населения, а именно наличия у него земли, скота, жилых построек и другого имущества – своеобразный паспорт хозяйств населения. То есть в ней описано хозяйство: дом, земля, животные, посевы, сад. Ну и самое интересное для генеалогов, в этих книгах указан состав семьи, с указанием степени родства и даты/года рождения. Большой плюс этого источника в их достоверности. Данные составлялись и хранились ответственными работниками. Проходили сплошные обходы дворов, опрос владельцев, пересчеты и т.п. Первоначальные данные проверялись при помощи контрольных обходов. Они хранятся непосредственно в поселковых администрациях, иногда уже переданы на хранение в районные архивы.

 В муниципальном архиве Шумерлинского муниципального округа  продолжается вестись работа по пополнению архивного фонда документами. Таким образом, в архив продолжают поступать документы постоянного хранения – похозяйственные книги сельских администраций.

 В 2022 году в муниципальный архив приняты похозяйственные книги Торханского сельского Совета народных депутатов и его Малый Совет Шумерлинского района ЧР за 1938 - 1996 гг. в количестве 266 единиц хранения. Также в архиве хранятся похозяйственные книги Ходарского, Егоркинского сельских Советов и Речного поселкового Совета Шумерлинского района ЧР. Работа в этом направлении продолжится, планируется принять на хранение также похозяйственные книги других сельских Советов.

 Запросить выписку из похозяйственной книги по имеющимся документам  можно обратившись в муниципальный архив Шумерлинского муниципального округа.